Nachdem das BMF-Schreiben mit den Grundlagen zu den GoBD jetzt schon einige Zeit in der Welt ist, wird immer klarer, dass dem Unternehmer wieder einmal mehr Pflichten auferlegt werden sollen. Wie lange sich die Forderungen der Finanzverwaltung halten können, bleibt abzuwarten. 

Was ist nach den GoBD zu beachten?

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind bei der EDV-gestützten Buchführung neben der Verwendung geeigneter EDV-Systeme, die eine nachträgliche nicht erkennbare Veränderung ausschließen, weitere Vorgaben zu beachten. So gilt der Grundsatz der Formatstreue. Das bedeutet, dass Belege so aufbewahrt werden müssen, wie sie eingegangen sind (z.B. müssen E-Mails elektronisch archiviert werden). Es ist jedoch zulässig, Papierbelege durch (ersetzendes) Scannen elektronisch zu erfassen, um eine umfassende elektronische Archivierung vorzunehmen. Der Vorteil: nach einer zutreffenden elektronischen Erfassung können die Papierbelege noch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (sechs bzw. zehn Jahre) vernichtet werden.

Hinweis: Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen ausgenommen. Unter anderem müssen Urkunden, gerichtliche Entscheidungen und Jahresabschlüsse im Original aufbewahrt werden.

 Außerdem sollten Sie das eingescannte Dokument auf Lesbarkeit überprüfen, bevor sie die Papierversion vernichten. Sprechen Sie uns daher an, wenn Sie unsicher sind, ob die Aufbewahrung der Belege den Grundsätzen der Finanzverwaltung entspricht. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

Hinweis: Die GoBD sind im Detail grundsätzlich nur auf buchführungspflichtige Unternehmer    oder solche, die freiwillig Bücher führen, anwendbar. Allgemeine Grundlagen sollen nach Ansicht der Finanzverwaltung aber für alle Unternehmen gelten. Auch für Unternehmen, in denen der Gewinn durch Überschussrechnung ermittelt wird. Bereits das Vorliegen irgendeiner Aufzeichnungspflicht soll nach Auffassung der Finanzverwaltung zur grundsätzlichen Anwendbarkeit der GoBD führen.

Gerade Kleinbetriebe müssen hier aufpassen. Um weiterhin Buchführung im vierteljährlichen oder jährlichen Rhythmus durch uns erstellen zu lassen, muss bei Ihnen im Unternehmen eine „geordnete Belegablage“ sichergestellt und dokumentiert werden.

Das beinhaltet insbesondere:

  • Geordnete Ablage und Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Geordnete Ablage von Barbelegen, sofern nur eine sogenannte „Porto- bzw. Ausgabenkasse“ existiert
  • Klare Anweisungen / Dokumentationen im Unternehmen, wie dies erfolgen soll und was zu beachten ist. Es gibt hierzu bereits sogenannte Musterdokumentationen.

Hinweis: Nur über die geordnete Belegablage kann man der Verpflichtung, die Belege monatlich in der Buchhaltung zu erfassen oder entsprechende Aufzeichnungen zu führen, entgehen.

Sicherlich haben Sie Verständnis dafür, dass wir in diesem Schreiben die Problematik nur kurz anreißen können.

In den nächsten Tagen werden wir ein Erklärvideo zum Thema GoBD auf unserer Internetseite veröffentlichen.

Für Fragen stehen wir selbstverständlich gern zur Verfügung.